วันอาทิตย์ที่ 17 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2556

ปัญหา 8 ประการที่ระบบสารสนเทศไม่ประสบผลสำเร็จ


ปัญหา 8 ประการที่ระบบสารสนเทศไม่ประสบผลสำเร็จ ในองค์กรของส่วนราชการ


 

 ขาดข้อกำหนดวิสัยทัศน์ วัตถุประสงค์ นโยบายและมาตรฐานด้านไอที
หน่วยงานราชการโดยทั่วไปจะมีวิสัยทัศน์ วัตถุประสงค์ นโยบายตามภารกิจของหน่วยงานนั้น ๆ เป็นหลัก ครรชิต มาลัยวงศ์ (2546) ให้ความเห็นว่าส่วนราชการยังขาดข้อกำหนดวิสัยทัศน์หรือไม่ให้ความสำคัญกับไอที อาจเป็นไปได้ทั้งการขาดความรู้ความเข้าใจในเรื่องดังกล่าวจากผู้บริหารระดับสูง ทั้งที่หน่วยงานเหล่านี้ควรกำหนดวิสัยทัศน์ให้เป็นจริงจัง วิสัยทัศน์นั้นเปรียบเสมือนกับภาพในอนาคตอันสวยงามของหน่วยงาน เป็นภาพของสิ่งที่คาดหวังจะเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าเกิดจากการกำหนดวิสัยทัศน์ร่วมกันของเจ้าหน้าที่ในหน่วยงานด้วยแล้ว จะทำให้ทุกคนมีความรู้สึกร่วมกัน นอกจากหน่วยงานหลักแล้ว หน่วยงานย่อยในองค์กรจะต้องกำหนดวิสัยทัศน์ของการใช้ระบบสารสนเทศให้ชัดเจนด้วย เช่น กำหนดว่าจะใช้สารสนเทศทำหน้าที่อะไรบ้างเพื่อให้ตอบสนองและสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ของหน่วยงานหลักได้ นอกจากนี้หน่วยงานต้องกำหนดวัตถุประสงค์และกลยุทธ์อย่างเหมาะสม สำหรับนโยบายหน่วยงานจะต้องมีนโยบายในการได้มาซึ่งระบบสารสนเทศที่ชัดเจนแน่นอน เช่น อาจจะจัดซื้อโดยตรงจากผู้ผลิตซอฟต์แวร์หรือจ้างบริษัทภายนอกมาพัฒนาให้หน่วยงาน หรืออาจจะจัดตั้งหน่วยงานเพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศขึ้นโดยตรงก็ได้ นอกจากนี้ในเรื่องของการกำหนดมาตรฐานสารสนเทศ จัดได้ว่ามีความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง ได้แก่มาตรฐานด้าน ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ระบบเครือข่าย ข้อมูล รหัสข้อมูล ตำแหน่ง ฯลฯ ถ้าหากหน่วยงานไม่ได้กำหนดมาตรฐานตั้งแต่ตอนต้นจะทำให้เกิดปัญหาข้อมูลไม่สามารถใช้ร่วมกันได้ การถ่ายโอนข้อมูลจะกระทำไม่ได้ เพราะแต่ละหน่วยงานต่างกำหนดรหัสขึ้นมาเองที่ไม่สอดคล้องกัน หรือขัดแย้งกัน

ขาดการวางแผนแม่บทที่ดี
แผนแม่บทมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อองค์กร หากขาดแผนแม่บทแล้ว ปัญหาต่าง ๆ จะเกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง เปรียบเสมือนการเดินวกไปวนมาอย่างไร้จุดมุ่งหมาย แผนแม่บทเปรียบได้กับแผนที่ แผนดำเนินงาน เช่น แผนการจัดซื้อครุภัณฑ์ฮาร์ดแวร์ แผนการพัฒนาระบบสารสนเทศ เป็นต้น แผนแม่บทนิยมเขียนขึ้นมาเพื่อให้ใช้งานได้ระยะเวลาครอบคลุม 3-5 ปี จะต้องระบุรายละเอียดต่าง ๆ ที่สำคัญ ๆ ลงไปในแผน เช่น สถาปัตยกรรมฮาร์ดแวร์ จะใช้เครื่องชนิดเมนเฟรมคอมพิวเตอร์หรือ client-server หรือเครื่องคอมพิวเตอร์พีซีธรรมดา และสถาปัตยกรรมเครือข่าย ตลอดจนลักษณะการเชื่อมโยงของเครือข่ายทั้งหมดของหน่วยงาน แผนกำหนดลำดับความสำคัญก่อนหลัง ของการพัฒนาระบบและแผนการพัฒนาระบบสารสนเทศ ตลอดจนแผนการพัฒนาบุคลากรด้านไอทีของหน่วยงานเพื่อรองรับการขยายงาน เป็นต้น หากองค์กรใดขาดการวางแผนแม่บทที่ดีแล้ว องค์กรเหล่านั้นจะไม่สามารถนำระบบสารสนเทศไปใช้ให้ประสบผลสำเร็จได้

ขาดงบประมาณ
งบประมาณเป็นเรื่องที่ชี้เป็นชี้ตายในระบบสารสนเทศสำหรับจะใช้ในองค์กรทุกองค์กร ผู้บริหารส่วนใหญ่เมื่อได้รับทราบงบประมาณ การขออนุมัติ โครงการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับไอทีจะมีความรู้สึกว่า ไม่คุ้มค่าที่จะนำมาใช้เพราะโดยทั่วไปแล้ว ราคาทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์จะใช้งบประมาณสูงกว่างบประมาณด้านอื่น ๆ ที่เห็นเป็นรูปธรรมมากกว่า เช่น เมื่อเปรียบเทียบกันระหว่างการขออนุมัติซื้อซอฟต์แวร์ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS) เต็มระบบ ในราคา 10-20 ล้านบาท กับการขออนุมัติปรับปรุงอาคาร หรือปรับปรุงภูมิทัศน์ในองค์กรของตนเอง ในวงเงินใกล้เคียงกัน ผู้บริหารจะตัดสินใจที่จะเลือกอย่างที่สองมากกว่า ด้วยเหตุผลว่า เป็นงานที่เห็นเป็นรูปธรรมมากกว่า ซึ่งบุคคลที่เกี่ยวข้องต่างทราบดีว่างบประมาณของส่วนราชการนั้นต้องใช้จ่ายอย่างประหยัด จึงจำทนกับการตัดสินใจในการอนุมัติงบประมาณจากผู้บริหารดังกล่าว


ขาดการติดตามผล

การติดตามผลความก้าวหน้าในการพัฒนาระบบสารสนเทศ หรือการใช้สารสนเทศ มีผลต่อสารสนเทศที่เกิดขึ้นอย่างชัดเจน เมื่อพิจารณาถึงรายละเอียดแล้วนักวิชาการคอมพิวเตอร์ต่างทราบในประเด็นนี้ดี กล่าวคือ เมื่อระบบสารสนเทศได้รับการพิจารณาให้มีการพัฒนาระบบขึ้นมาด้วยองค์กรของตนเอง สิ่งแรกที่หัวหน้าโครงการจะต้องทำคือ จัดการด้านทีมงานที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ นักวิเคราะห์ระบบ โปรแกรมเมอร์ ผู้ทดสอบระบบ ผู้บริหารฐานข้อมูล เป็นต้น บุคลากรที่มีความสามารถเหล่านี้ มักจะทำงานกับองค์กรเอกชนมากกว่าด้วยเหตุผลเรื่องค่าตอบแทนที่ได้รับสูงกว่า จึงทำให้บุคลากรเหล่านี้หายากและมักจะทำงานในองค์กรราชการได้ไม่นาน ขาดการต่อเนื่องทำให้งานล่าช้า ถ้าไม่มีการติดตามงานที่ดีจะทำให้โครงการไม่สำเร็จได้สูง ในการติดตามงานอีกด้านหนึ่งที่มักจะประสบปัญหาบ่อย ๆ เช่นกัน ได้แก่ การไม่เคยนำระบบสารสนเทศมาใช้เพื่อบริหารหรือเพื่อใช้ในการตัดสินใจ ซึ่งผู้บริหารราชการส่วนใหญ่จะยึดติดกับการบริหารแบบเก่า ได้แก่ รอความเห็นจากผู้บริหารระดับกลางหรือความเห็นจากเจ้าหน้าที่ธุรการ ปัญหาที่ตามมาคือ ผู้ใช้ระบบสารสนเทศระดับปฏิบัติการไม่อยากป้อนข้อมูลเพิ่ม ไม่อยากแก้ไขข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน เมื่อปล่อยให้เวลาให้ล่วงเลยนานไปสารสนเทศที่รายงานออกไปเป็นข้อที่ผิดพลาด ไม่น่าเชื่อถือ ถ้านำไปใช้ในการตัดสินใจ ทำให้การตัดสินใจครั้งนั้นผิดพลาดได้

ขาดความรู้ทั้งผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ระดับปฏิบัติการ

ทุกวันนี้ทุกคนต่างยอมรับว่าผู้บริหารระดับสูงทุกองค์กรจำเป็นต้องนำระบบสารสนเทศเป็นกลยุทธ์ในการบริหาร แต่ผู้บริหารที่เป็นส่วนราชการมักจะไม่ได้สนับสนุนให้ดำรงตำแหน่งเพื่อแสวงหากำไรให้กับองค์กร การพิจารณาการขึ้นดำรงตำแหน่งจึงมีปัจจัยอย่างอื่นเข้ามาเกี่ยวข้อง จึงทำให้ผู้บริหารบางแห่งขาดความรู้ความเข้าใจด้านไอที หรือมีความรู้เล็ก ๆ น้อย ๆ แต่มักจะบอกกับผู้อื่นว่ามีความรู้ความเข้าใจดี หรือมีเจตคติว่า ผู้บริหารไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านไอทีก็ได้ เป็นต้น เมื่อผู้บริหารขาดความรู้ความเข้าใจ ส่งผลให้ระดับปฏิบัติการขาดความกระตือรือร้นที่จะพัฒนาตนเอง เช่น กรณีที่มีระบบสารเทศใช้อยู่ก่อนแล้วมักจะละเลยป้อนข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน หรือไม่พัฒนาฟังก์ชันเพิ่มเติมให้ครอบคลุมทุกหน้าที่ ความรู้ที่ผู้บริหารควรศึกษาเพิ่มเติม แต่ไม่จำเป็นต้องเชี่ยวชาญ ได้แก่ ประโยชน์ของสารสนเทศทุก ๆ ด้าน ความรู้ด้านชนิดของระบบปฏิบัติการ ระบบเครือข่าย ระบบจัดการฐานข้อมูลที่มีจำหน่ายในท้องตลาด มีอะไรบ้าง การใช้อินเทอร์เน็ต ความรู้ด้านความมั่นคงปลอดภัย ความรู้เกี่ยวกับกฎหมาย ฯลฯ เป็นต้น

การพัฒนาระบบสารสนเทศที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนด

การพัฒนาระบบสารสนเทศ มีวิธีที่ได้มาซึ่งระบบนี้ มีหลายวิธี ได้แก่ การจัดซื้อระบบเบ็ดเสร็จมาใช้ การว่าจ้างบริษัทให้มาพัฒนาระบบ หรือการพัฒนาระบบขึ้นมาใช้เอง เป็นต้น ทั้งหมดนี้มีทั้งข้อดีและข้อเสียอยู่ด้วยกันทุกวิธี ปัญหาที่เกิดจากการพัฒนาที่ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดมักจะเกิดจาก การจัดซื้อแบบเบ็ดเสร็จมาใช้ ด้วยเหตุที่ระบบที่ซื้อมามักจะพัฒนามาใช้แบบกว้างขวางครอบคลุมฟังก์ชันทั่วไป สารสนเทศวิธีนี้มักจะใช้ฐานข้อมูลร่วมกันภายในองค์กรเดียวกันไม่ได้ หรือการซื้อมาจากหน่วยงานที่มีฟังก์ชันคล้ายกัน จะเกิดปัญหาลักษณะนี้เช่นกัน แต่ในส่วนของข้อดีของวิธีนี้ คือ รวดเร็ว ราคาถูกลง กรณีว่าจ้างบริษัทให้มาพัฒนาระบบ จะเกิดปัญหาไม่เป็นไปตามข้อกำหนดได้เช่นกัน ในกรณีที่มีการควบคุมการทำงานไม่เคร่งครัด หรือผู้ควบคุมไม่มีความรู้รายละเอียดด้านเทคนิค อันได้แก่ การออกแบบฐานข้อมูลที่ไม่ได้ระดับที่ 3 หรือ 4 หรือฐานข้อมูลมีความซ้ำซ้อน หรือข้อมูลขัดแย้งกันเอง เป็นต้น นอกจากนี้ ผู้ออกแบบหน้าจออาจจะออกแบบให้ผู้ใช้งาน ใช้ยากเกินไปเพราะขาดการประสานงานระหว่างผู้ใช้งานกับผู้ออกแบบ หรือไม่ได้ทำโปรแกรมต้นแบบ (prototype) ให้ผู้ใช้ดูก่อน ปัญหาเหล่านี้ปัญหาเล็ก ๆ ที่มีความสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม สำหรับหน่วยงานที่มีการพัฒนาระบบขึ้นมาเอง จะเกิดปัญหาความล่าช้าในการพัฒนา แต่มีส่วนดีที่ควบคุมข้อกำหนดได้ทุก ๆ ข้อตามความสามารถทั้งของผู้ใช้และผู้พัฒนา

การเปลี่ยนแปลงนโยบายหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลบ่อยครั้ง

ปัญหาที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงนโยบายหรือรายละเอียดของข้อมูลบ่อย ๆ นั้น เกิดขึ้นกับหน่วยงานราชการเป็นส่วนใหญ่ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงรัฐบาล หรือรัฐมนตรี หรือผู้บริหารระดับกระทรวง หรือมีข้อกฎหมายบังคับ เป็นต้น มักจะมีการเพิ่มเงื่อนไข ข้อมูลสนเทศให้เพิ่มขึ้น จะส่งผลให้ระบบสารสนเทศที่ใช้งานอยู่แล้วไม่สามารถให้สารสนเทศต่อนโยบายใหม่ ๆ ได้ ทั้งนี้อาจจะไม่มีข้อมูลดิบที่เกี่ยวข้องป้อนเข้าไปในระบบจึงไม่สามารถนำข้อมูลดิบเหล่านั้นมาประมวลผลให้เกิดสารสนเทศที่ต้องการได้ เช่น ฐานข้อมูลบุคลากรเมื่อมีการสั่งเก็บข้อมูลหมายเลขบัตรประจำประชาชนของบิดา มารดาเพิ่มขึ้น เป็นต้น ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลบ่อย ๆ ระบบที่ซื้อเบ็ดเสร็จมาใช้จะไม่สามารถใช้การได้อีกต่อไป แต่ระบบที่ใช้วิธีจ้างพัฒนาฯ ต้องว่าจ้างให้บริษัทเดิมพัฒนาเพิ่มเติม ซึ่งต้องเสียค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างสูง แต่ในกรณีที่พัฒนาด้วยหน่วยงานเอง จะไม่ส่งผลกระทบมากนัก เพียงแต่พัฒนาเพิ่มฟังก์ชันให้ครบ ระบบจะใช้ได้ตามปกติ โดยใช้เวลาไม่มากนัก แต่อย่างไรก็ตามการเปลี่ยนแปลงนโยบายบ่อย ๆ จะส่งผลกระทบต่อผู้ใช้ระดับปฏิบัติการ ที่จะต้องเพิ่มเติมข้อมูลให้ครบตามจำนวนข้อมูลที่ได้ป้อนไว้แล้วทุก ๆ ระเบียน




เอกสารอ้างอิง

ครรชิต มาลัยวงศ์. (2550). ผู้บริหารยุคสารสนเทศ.
[Online], Available: http://www.drkanchit.com/ict_management/index.html, [2007, June 30]

ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น