ว่า “กระบวนการจัดเก็บรวบรวม อนุรักษ์รักษา สื่อสารสนเทศท้องถิ่น ให้เป็นระบบ”

ซึ่งหลักๆ อาจารย์จะบรรยาย 3 ประเด็นหลักๆ คือ
1. สารสนเทศมีอะไรบ้าง
2. กระบวนการรวบรวม จัดเก็บ อนุรักษ์ รักษา สื่อสารสนเทศ
3. ตัวอย่างสารสนเทศท้องถิ่นจังหวัดอุบลราชธานีและจังหวัดอื่นๆ

ก่อนเข้าเรื่องขอบอกกอ่นนะครับว่าอาจารย์เป็นนักจดหมายเหตุดังนั้นข้อมูลจะเป็นสารสนเทศท้องถิ่นเชิงประวัติศาสตร์มากหน่อยนะครับ

อาจารย์ได้อธิบายเรื่อง สารสนเทศท้องถิ่นคืออะไร และ อะไรคือสารสนเทศท้องถิ่นบ้าง
ซึ่งหลักๆ สารสนเทศท้องถิ่นเกิดจากวัสดุต่างๆ มากมาย เช่น อิฐ หิน ดิน ไม้…….
ส่วนสิ่งที่จะเป็นสารสนเทศท้องถิ่นได้ก็คือเอาวัสดุต่างๆ เหล่านั้น มาเขียน มาวาด มาทำสัญลักษณ์ เพื่อให้คงอยู่และสื่อความหมายได้

“สารสนเทศท้องถิ่น คืออะไร อิฐ หิน ดิน ทราย ไม้ ปูน เหล็ก ใบไม้ กระดาษ ฟิล์ม เทป ครั่ง พลาสติก #libcampubon2″
“อะไรคือสารสนเทศท้องถิ่น อิฐที่มีตัวหนังสือ ศิลาจารึก อิฐมีตัวหนังสือ ป้ายต่างๆ ใบลาน หนังสือ รูปภาพ แผนที่ #libcampubon2)”

เชื่อหรือไม่ : เสื้อรุ่นก็ยังถือว่าเป็นสารสนเทศท้องถิ่นเลย เนื่องจากบนเสื้อรุ่นจะมีข้อความบ่งบอกถึงสถานที่ ช่วงเวลา และสามารถสื่อความหมายให้คนอื่นเข้าใจได้

ความหมายของสารสนเทศเบื้องต้น = ผลลัพธ์ของกระบวนการจัดการข้อมูล และความรู้ต่างๆ นั่นเอง
อาจารย์ได้เปรียบเทียบให้เราเห็นอีกว่า สารสนเทศก็เหมือนกับ สื่อ  สื่อมวลชน ข้อมูลข่าวสาร เช่นกัน

คำว่าจดหมายเหตุ จริงๆ แล้วมี 3 พยางค์ แต่สามารถแยกออกเป็นคำที่มีความหมายได้ 6 คำ คือ จด, หมาย, เหตุ, จดหมาย, หมายเหตุ, จดหมายเหตุ (โดยจดหมายเหตุจะเน้นไปที่ข้อมูลที่มีความสำคัญและเป็นของเก่า)

เมื่อเรารู้จักความหมายและลักษณะทั่วไปของสารสนเทศท้องถิ่นและจดหมายเหตุแล้ว
อาจารย์ได้นำเราเข้าสู่เรื่องของกระบวนการรวบรวม จัดเก็บ อนุรักษ์ รักษา สื่อสารสนเทศ

เรื่องแรกที่ต้องคิด คือ การรวบรวมข้อมูล หอจดหมายเหตุสามารถดำเนินการได้ 3 วิธี คือ
1. การออกระเบียบและกฎหมาย (สำหรับหน่วยงานรัฐถือว่าเป็นสิ่งที่ต้องปฏิบัติเลย เช่น พรบ ระเบียบงานสารบรรณ)
2. การขอรับบริจาค
3. การซื้อ

เมื่อรวบรวมแล้วจึงมีการประเมินคณค่าเป็นอันดับสอง โดยหากเอกสารชิ้นไหนมีสาระสำคัญก็ถือว่าเป็นจดหมายเหตุได้ แต่ถ้าชิ้นไหนไม่มีคุณค่าก็จะทิ้งและทำลาย (เราไม่สามารถเก็บได้ทุกอย่าง ข้อจำกัดเรื่องสถานที่)

เมื่อได้จดหมายเหตุที่คัดเลือกและผ่านการประเมินแล้ว ขั้นตอนต่อไป คือ การให้เลขหมวดหมู่ ซึ่งขึ้นอยู่กับนโยบายของหน่วยงานว่าต้องการจัดระบบแบบไหน

จากนั้นก็เข้าสู่กระบวนการบำรุงให้จดหมายเหตุอยู่คงทนต่อไป ซึ่งมีหลายวิธีมาก เช่น การอัดล้างขยายภาพถ่าย การทำไมโครฟิล์ม การทำสำเนาเอกสาร การเสริมกระดาษ การอบน้ำยาฆ่าแมลง การจัดเก็บเข้าตู้

งานของหอจดหมายเหตุมองรวมๆ ก็คล้ายๆ ห้องสมุดนะ แต่ความพิเศษและความยากของหอจดหมายเหตุอยู่ที่เอกสารที่จัดเก็บมีสภาพเก่าแก่ ฝุ่นเยอะ…… ดังนั้นคนทำงานด้านนี้ลำบากกว่านะ (80% ของคนทำงานหอจดหมายเหตุโสด – อันนี้อาจารย์พูดแซวนะ)

เมื่อเรารู้จัดภาพรวมของการรวบรวม จัดเก็บ อนุรักษ์ รักษา สื่อสารสนเทศแล้ว อาจารย์ได้พูดถึงงานบริการในหอจดหมายเหตุ ว่ามีดังนี้
- การให้บริการอ่านเอกสารจดหมายเหตุ
- การให้บริการทำสำเนา
- การค้นคว้าและบริการยืมจดหมายเหตุ
- การให้บริการถ่ายภาพ

ที่มา

http://www.libraryhub.in.th/2011/06/01/libcampubon2-collection-development-for-local-information/